Um estudo de tempo e movimento é usado para analisar a eficiência do trabalho através da observação e tempo das tarefas. Pode ajudá -lo a ver onde seu dia pode ser mais eficiente, economizando tempo e energia, que todos poderiam usar! Você pode executar um em si mesmo ou observar outra pessoa. Primeiro, você deve decidir qual método você usará desde a observação em tempo real até uma abordagem de amostragem e, em seguida, observará e o tempo da tarefa. Depois de concluir o estudo, você pode usar os dados para criar um processo de trabalho mais eficiente.
Parte 1
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Use a amostragem de trabalho se tiver tempo limitado para gravar. Nesta abordagem, você observa a pessoa em determinados momentos, em vez de continuamente. Os intervalos podem ser regulares ou aleatórios. Você observa a pessoa por um determinado tempo e, em seguida, extrapola das amostras quanto tempo é gasto em cada tarefa. Esse tipo funciona melhor em tarefas que têm menos componentes ou trabalhadores que realizam menos tarefas em geral. [1] Por exemplo, se o trabalho principal de uma pessoa for faturar, a amostragem aleatória pode funcionar porque cada vez que você faz o check -in, você recebe um instantâneo do que a pessoa está fazendo. Depois de ter todos os dados, você pode descobrir qual tarefa ou componente a pessoa passa mais tempo analisando com que frequência e quanto tempo ela apareceu em cada amostra aleatória. O benefício com esse método é que você pode observar mais de uma pessoa em um período definido, girando através de cada pessoa. Se você estiver usando esse método em si mesmo, configure um alarme para sair em determinados intervalos para que você possa gravar o que está fazendo por um tempo definido.
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Observe a tarefa em tempo real para poder fazer perguntas. Nesta abordagem, você está na sala com a pessoa enquanto ela faz a tarefa. Observe o que eles fazem, dividindo a tarefa em componentes menores à medida que registra os tempos. Cada componente deve fazer sentido como um todo, sem ficar tão detalhado que você não pode acompanhar. [2] Cronometrando uma grande tarefa não é útil sem olhar para os componentes de cada tarefa. Se você analisar os componentes, poderá procurar ineficiências. Você não vai parar a pessoa; Você está apenas dividindo a tarefa para fins de gravação. Por exemplo, se a tarefa estiver verificando o e -mail, os componentes incluiriam caminhar até a área de correio, encontrar o correio, levá -lo de volta à mesa, abrir envelopes, ler o correio e descartar ou lidar com cada letra. Pode ajudar a ter um grupo para observação. Dessa forma, você pode ter uma pessoa para trabalhar o cronômetro, 1 pessoa para registrar horários e 1 pessoa para fazer anotações. Você também pode usar essa abordagem sobre si mesmo. Nesse caso, você estará escrevendo cada componente como faz.
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Registre um vídeo para fazer o participante ter um desempenho mais natural. Em vez de observar as tarefas em tempo real, faça um vídeo. Dessa forma, você pode voltar mais tarde e analisar quanto tempo cada tarefa leva. Você não sentirá falta tanto porque sempre pode rebobinar o vídeo para ver algo novamente. [3]
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Grave um vídeo seu para realizar um estudo mais preciso. Se você estiver fazendo o estudo sobre si mesmo, essa abordagem será muito mais fácil do que a outra 2. Configure uma câmera em um tripé em um local que possa capturar o que você está fazendo. Deixe -o gravar enquanto você passa por uma tarefa definida, como escrever um relatório. [4] Teste a tarefa durante um determinado período. Por exemplo, você pode querer testá -lo em uma semana ou até um mês.
Parte 2
Realizando o estudo
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Configure uma planilha para registrar dados. Você precisará de um lugar para escrever qual é a tarefa e uma planilha é ideal. Ao lado, você precisará de um lugar para o tempo. Muitas vezes, as tarefas são realizadas em lotes. Se for esse o caso, tenha um local para gravar o tempo para cada componente de cada tarefa. Você só precisará de um conjunto de caixas numeradas para esta parte. Adicione também uma coluna para anotações. Por exemplo, se a tarefa estiver verificando o email e um dos componentes é a leitura de email, faça um registro do tempo necessário para ler cada email nas caixas numeradas ao lado do componente.
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Divida o trabalho em pequenas categorias. Parte da realização de um estudo de tempo e movimento é descobrir exatamente quanto tempo é gasto em cada tarefa. Geralmente, a única maneira de melhorar a eficiência é analisar as pequenas ações dentro de cada tarefa. Enquanto o trabalho está sendo realizado, estabeleça cada componente da tarefa e escreva uma breve descrição. [5] A chave é encontrar o nível de detalhe certo. Você não quer ser excessivamente detalhado, pois o tempo que leva para acertar um único botão não é útil. No entanto, você também não quer ser muito amplo, pois isso não fornecerá dados suficientes para trabalhar na eficiência. Digamos que você esteja verificando o e -mail. Você pode dividi -lo para fazer login no computador e no seu email, excluir o correio de spam sem abrir, ler e -mails, compor respostas e organizar email em pastas.
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tempo cada tarefa. Comece com um cronômetro. Tempo cada componente da tarefa, anotando o tempo necessário para concluir cada componente. Muitas vezes, é mais fácil parar e iniciar o temporizador, usando o tempo decorrido. Você pode entrar mais tarde e descobrir quantos segundos foram gastos em cada tarefa. [6] Para mais precisão, tome dados em vários dias.
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Tarefas de tempo usando o vídeo. Ao usar um vídeo, você precisará parar e iniciar o vídeo para cada componente que você está cronometrando. Dessa forma, você terá tempo para anotar suas anotações e os horários para cada componente.
Parte 3
Analisando os resultados e fazendo alterações
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Comene a média dos tempos para cada componente. Depois de terminar, pegue os horários para cada componente e encontre a média. Para encontrar uma média, adicione todas as vezes para 1 componente e divida pelo número de vezes nesse grupo. Por exemplo, se você tiver e -mails de leitura como componente, o Times pode ser de 65 segundos, 210 segundos, 240 segundos, 39 segundos e 354 segundos. Adicione os números: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 para igualar 908. Divida pelo número de vezes. Nesse caso, são 5, então divida 908 por 5 para obter 181,6 segundos, em média, por e -mail.
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Encontre o tempo médio para a tarefa. A maneira mais fácil de encontrar o tempo médio para toda a tarefa é simplesmente adicionar todas as médias para os componentes. Isso lhe dará a média para toda a tarefa.
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Atribua um valor alto ou baixo às suas tarefas. Atribuir um valor alto ou baixo a cada tarefa pode ajudar a priorizar o que é importante. Você não precisa atribuir um número; Basta rotular -os como alto valor ou baixo valor. Por exemplo, responder a e -mails em seu trabalho pode ser importante, mas, a menos que você esteja em serviço ao cliente, provavelmente tem um valor mais baixo em geral do que terminar um relatório importante. [7]
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Corte as tarefas de baixo valor e alto tempo. Depois de classificar suas tarefas, veja quais tarefas levam uma grande quantidade de tempo enquanto têm um valor baixo em geral. Essas são as tarefas que você precisa descobrir como cortar. Também é importante olhar para as tarefas que levam muito tempo, mas também têm alto valor. Não dói tentar tornar essas tarefas mais eficientes. [8]
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Observe a multitarefa. A multitarefa tende a fazer com que cada tarefa individual demore mais, porque você não pode dar toda a sua atenção. Nos casos em que você está multitarefa, como ir e voltar entre e -mail e escrever um relatório, tente mudar. Defina um período em que você está apenas fazendo uma coisa. Se você estiver escrevendo um relatório, ignore seu e -mail. [9] Se você ler e -mail constantemente ao longo do dia, está constantemente puxando sua linha de pensamento de qualquer outra coisa que está fazendo. Freqüentemente, é melhor fazer toda uma tarefa de uma só vez, como apenas ler e -mails de manhã, ao meio -dia e logo antes de sair do trabalho.
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Procure ineficiências para cortar nelas. Muitas vezes, você encontrará ineficiências nas rotinas que você e descrevem. A eliminação de ineficiências pode ajudá -lo a trabalhar melhor e fazer mais no tempo que você tem. Por exemplo, se você precisar registrar a papelada diariamente em outra sala longe do seu escritório, considere salvá -la para fazer tudo de uma vez. Se você estiver constantemente indo e volta, isso tira um tempo, você pode gastar em outras tarefas.