Embora a maioria das pessoas hoje se comunique por e -mails ou telefonemas, ainda há ocasiões em que é útil saber como escrever uma carta formal. Pode ser necessário enviar uma solicitação formal a uma empresa, informar um cliente sobre uma questão importante ou solicitar um emprego. Quando você estiver abordando sua carta formal, comece com seu endereço, depois a data, o endereço do destinatário (também conhecido como endereço interno) e sua saudação.
Método 1
1
Formate sua saudação como querido (título) (sobrenome). É costume iniciar cartas formais com “Dear”. A palavra “querida” transmite calor, mas profissionalismo, e omitir faz com que uma carta pareça menos formal.
2
Siga a abertura de sua saudação com um título de cortesia. Depois de “Dear”, siga com um título de cortesia, como o Sr., Sra., Dr. ou Sra. Você só deve omitir um título de cortesia se não tiver certeza do sexo da pessoa – seja cauteloso e evitar suposições neste caso . Se você não tiver certeza do estado civil de uma mulher, use a Sra., Que pode ser usada no lugar de Miss ou Sra. Se for possível, faça alguma pesquisa e encontre em seu site como eles se referem a si mesmos.
3
Use o sobrenome da pessoa em sua saudação. A menos que você conheça bem a pessoa e se aborde regularmente por seus primeiros nomes, use apenas o sobrenome do destinatário (sobrenome) para sua saudação. Por exemplo, sua saudação pode ler “Querida Sra. Bell” ou “Caro Dr. Smith”. Se você conhece o nome da pessoa, mas não tem certeza do gênero, pode usar o nome completo deles em vez de um título de cortesia, como “Caro Jamie Wilde”.
4
Termine sua saudação com um cólon. Embora os semicolons e vírgulas sejam comuns para cartas informais, uma saudação formal deve sempre ser pontuada com um cólon. A aparência final da sua saudação deve ser a seguinte: “Caro Sr. Brown:” ou “Caro Editor:” [1]
Método 2
Usando saudações gerais
1
Use uma saudação geral se você não conhece o destinatário da carta. As saudações gerais são apropriadas, não importa quem recebe a carta. Aberto com “a quem possa interessar:” Se você não está escrevendo a carta com uma pessoa específica em mente. Por exemplo, você pode usar essa saudação para uma carta que será enviada para várias pessoas diferentes. [2] Se sua carta for endereçada à equipe de pessoas, você poderá usar o nome da equipe ou departamento, por exemplo, “Caro Equipe de Contratação:”
2
Use senhor ou senhora se você não conhece o nome do destinatário. “Caro senhor”, “querida senhora”, ou “caro senhor ou senhora” são saudações perfeitamente aceitáveis por uma carta formal. Isso é um pouco mais pessoal do que uma saudação geral. [3]
3
Use o cargo do destinatário na saudação, se você souber. Para cartas de negócios direcionadas a uma pessoa em uma determinada profissão, considere usar o cargo do destinatário na saudação. Isso mostra respeito por sua posição. Por exemplo, você pode começar com “Caro Editor:” ou “Caro Diretor de Recursos Humanos:” [4]
Método 3
formatando a letra
1
Escolha entre o formato de bloco ou recuo. Os dois formatos mais comuns para letras formais são o estilo de bloqueio e o estilo recuado. Com o estilo do bloco, todas as partes da letra serão alinhadas com a margem esquerda. O estilo recuado exige que você recupe o início de cada parágrafo, bem como o endereço do remetente, o fechamento de cortesia e a assinatura. [5] As diferenças nessas são em grande parte uma questão de preferência; No entanto, o estilo de bloco é mais comumente usado em cartas de negócios hoje.
2
Comece com seu endereço. Este pode ser o seu endereço doméstico ou comercial, dependendo se a carta é enviada em nome de você pessoalmente ou em nome da sua empresa. Você deve incluir seu endereço de rua, cidade, estado e código postal, mas não deve incluir seu nome. [6] Se você estiver escrevendo sua carta no formato do bloco, seu endereço deve estar alinhado com a margem esquerda. Se você estiver usando o formato recuado, inicie uma guia à direita da margem central. Números de telefone e endereços de e -mail geralmente não estão incluídos no endereço do remetente, mas são aceitáveis.
3
Inclua a data uma linha abaixo do endereço do remetente. Esta deve ser a data em que a carta foi escrita. Deve haver um espaço entre o seu endereço e a data e 2 espaços entre a data e o endereço do destinatário. [7]
4
Comece o endereço do destinatário com seu nome. Dois espaços abaixo da data, digite o nome do destinatário, incluindo o título de cortesia, como o Sr., Sra., Sra. Ou Dr. Use o mesmo título de cortesia usado na saudação.
5
Siga o nome do destinatário com o nome comercial e o endereço completo. Sob o nome do destinatário, inclua o nome completo de sua empresa, se você estiver escrevendo uma carta comercial. Para cartas formais pessoais, você pode omitir o nome comercial. Siga com o endereço completo. Como no endereço do remetente, isso deve incluir o endereço, cidade, estado e código postal. [8]
6
Inclua uma linha de atenção se você estiver escrevendo para um negócio. Se sua carta for endereçada a uma empresa ou um departamento específico, você poderá incluir uma linha de atenção para direcionar a carta a um indivíduo específico. Isso viria 2 espaços abaixo do endereço e 2 espaços acima da saudação. A saudação seria direcionada à empresa ou ao departamento. [9]
7
Escreva sua saudação uma linha abaixo do endereço do destinatário. A saudação é uma saudação e provavelmente é a primeira coisa que seu destinatário lerá. A saudação deve estar alinhada com a margem esquerda. [10] Exemplos de saudações podem incluir “Querida Sra. Wells:” ou “Caro Professor:”
8
Siga com o corpo e o fechamento da letra. Se você usou o formato de bloco, seu corpo, fechamento de cortesia e assinatura estarão alinhados com a margem esquerda. Se você usou o formato recuado, o corpo ficará alinhado a cada parágrafo recuado, e o fechamento será uma guia esquerda do centro, de acordo com o endereço do remetente. [11] O fechamento de cortesia deve ser uma frase como “Atenciosamente” ou “obrigado” e deve ser seguido por uma vírgula. Apenas a primeira palavra é capitalizada. Pule 4 linhas, que é o espaço para a sua assinatura, depois termine com seu nome. [12]