Como escrever um e-mail de confirmação, olha isso

Um email de reconhecimento permite que outra pessoa saiba que você recebeu uma mensagem ou solicitação, mesmo que você não possa dar uma resposta completa imediatamente. Embora você não precise enviar um reconhecimento por todos os emails pessoais que você recebe, você deve responder em um ambiente profissional ou comercial quando for endereçado diretamente. Se você só precisar contar à outra pessoa que recebeu o e -mail, envie um breve reconhecimento para que ela saiba. Se a pessoa solicitar um serviço ou solicitar um produto, forneça mais informações sobre quando esperar uma resposta ou como resolver algum problema.

Método 1

1:

Responda se você estiver listado na linha: linha ou nomeada na mensagem. Verifique a parte superior do email para ver se o remetente listou seu endereço de e -mail na linha “para:”. Se você não estiver listado lá, examine o corpo do email para ver se o seu nome aparece em qualquer lugar lá. Se você vir seu nome, envie um reconhecimento, pois foi endereçado diretamente. [1] Se seu endereço de e -mail estiver listado apenas na linha “CC” do email, mas você não é mencionado no corpo, não precisará enviar um reconhecimento, pois a mensagem provavelmente foi enviada a um grande grupo de pessoas.

  • Se seu endereço de e -mail estiver listado apenas na linha “CC” do email, mas você não é mencionado no corpo, não precisa enviar um reconhecimento, pois a mensagem provavelmente foi enviada para um grande grupo de pessoas.
  • 2:

    Endereço o remetente pelo nome na saudação. Comece sua saudação no topo do seu e -mail para que a outra pessoa o veja imediatamente quando a abrir. Use uma saudação formal, como “Hello” ou “Dear”, seguida pelo nome deles. Se você está respondendo a um superior ou a alguém com quem não conhece, use o título deles seguido pelo sobrenome deles. Se você conhece bem a outra pessoa, pode usar o primeiro nome. [2] Por exemplo, você poderia dizer “Olá Sra. Davis” ou “Caro Jonathan”, como sua saudação.

  • Por exemplo, você poderia dizer “Olá Sra. Davis” ou “Caro Jonathan”, como sua saudação.
  • 3:

    Mencione brevemente que você leu o email. Use apenas algumas frases para o seu reconhecimento para que não pareça muito prolixo. Agradeça à pessoa por enviar o e -mail ou informe -lhes que você recebeu a mensagem deles. Se houver algum detalhe específico, reafirá -los em suas frases de abertura para mostrar que você foi lido através da mensagem deles. [3] Por exemplo, você pode escrever algo como “Obrigado por me enviar uma mensagem sobre a reunião da próxima semana” ou “Recebi e li seu e -mail em relação ao nosso novo cliente em potencial”. Se você não teve tempo de ler o e -mail, pode dizer algo como: “Obrigado por me procurar. Recebi sua mensagem e vou lê -la assim que puder. ”

  • Por exemplo, você pode escrever algo como: “Obrigado por me enviar uma mensagem sobre a reunião da próxima semana” ou “Recebi e li seu e -mail em relação ao nosso novo cliente em potencial”.
  • Se você não teve tempo de ler o e -mail, pode dizer algo como: “Obrigado por me procurar. Recebi sua mensagem e vou lê -la assim que puder. ”
  • 4:

    Dê um tempo estimado para uma resposta se o email tiver uma solicitação ou pergunta. Se você tiver tempo para responder completamente imediatamente, faça -o o mais rápido possível para ajudar a mostrar que é confiável e confiável. Caso contrário, forneça um prazo em que a outra pessoa possa esperar outra mensagem sua, para que não ache que você está ignorando. Cuidado para não promover sobre quanto tempo você pode responder se achar que pode levar mais tempo. [4] Por exemplo, você pode dizer: “Poderei obter essas informações dentro de 2 dias” ou: “Entrarei em contato novamente mais tarde hoje para discutir mais a questão”. Se você não souber quanto tempo levará para responder, use: “Voltarei a você o mais rápido possível com quaisquer perguntas ou comentários”. Se não houver uma solicitação ou problema que você precise resolver no email, você não precisará responder com um prazo.

  • Por exemplo, você pode dizer: “Será capaz de obter essas informações dentro de 2 dias” ou: “Entrarei em contato novamente hoje mais tarde para discutir mais a questão”.
  • Se você não souber quanto tempo levará para responder, use: “Voltarei a você o mais rápido possível com qualquer dúvida ou comentário”.
  • Se não houver um pedido ou problema que você precise abordar no email, você não precisa responder com um prazo.
  • 5:

    Termine o email com um fechamento e seu nome antes de enviá -lo. Use um fechamento formal em seu e -mail, como “Best”, ou “obrigado novamente” para ajudar a mensagem a parecer mais profissional. Escreva seu nome depois de fechar para encerrar sua mensagem. Verifique se tudo está escrito corretamente antes de clicar no botão Enviar. [5] Por exemplo, você pode escrever: “Best, Beth” ou “Obrigado novamente, Travis”. Você também pode fornecer um número de telefone ou um endereço de e -mail alternativo após o seu nome, se quiser dar à outra pessoa uma maneira diferente de entrar em contato com você.

  • Por exemplo, você pode escrever: “Best, Beth” ou “Obrigado novamente, Travis”.
  • Você também pode fornecer um número de telefone ou um endereço de e -mail alternativo após o seu nome, se quiser dar à outra pessoa uma maneira diferente de entrar em contato com você.
  • 6:

    Acompanhe um email de resposta completa o mais rápido possível. Se o email original tivesse uma solicitação ou uma pergunta, reserve um tempo para escrever uma resposta completa quando conseguir. Aborde todas as preocupações ou perguntas da mensagem integralmente para mostrar que você levou tempo para considerar a mensagem deles. Mantenha um tom educado e positivo ao longo da mensagem para manter um bom repertório com eles. [6] Se você precisar de mais tempo, como se estiver esperando um relatório ou documento, tente enviar um e-mail de acompanhamento com uma atualização e um novo prazo para que a outra pessoa não pense que você se esqueceu deles.

  • Se você precisar de mais tempo, como se estiver esperando um relatório ou documento, tente enviar um email de acompanhamento com uma atualização e um novo prazo para que a outra pessoa não pense que você se esqueceu deles.
  • Método 2

    Respondendo a serviços e ordens de negócios

    1:

    Coloque o nome da pessoa que você está alcançando no topo do email. Comece com uma saudação formal, como “Olá” ou “querida”, para manter um tom profissional em sua mensagem. Se você não conhece bem a pessoa, use seu título seguido pelo sobrenome deles para permanecer formal. Se você estiver mais familiarizado com a pessoa ou ela fornece seu primeiro nome, você pode abordá -la por isso. [7] Por exemplo, você pode escrever “Caro Sr. Christensen” ou “Hello Dana”, como sua saudação.

  • Por exemplo, você pode escrever “Caro Sr. Christensen” ou “Hello Dana”, como sua saudação.
  • 2:

    Agradeça à pessoa e mencione o produto ou serviço solicitado. Expresse gratidão genuína pela pessoa na frase de abertura do seu e -mail. Na mesma frase, reafirmar o produto que a pessoa ordenou ou quais problemas ou preocupações eles mencionaram na correspondência anterior. Dessa forma, a pessoa reconhecerá que você dedicou um tempo para ler ou processar suas mensagens anteriores. [8] Por exemplo, você poderia dizer: “Obrigado por encomendar as duas caixas de chocolates da nossa loja” ou: “Agradecemos que você alcance em relação à abertura do trabalho que você solicitou”.

  • Por exemplo, você pode dizer: “Obrigado por encomendar as duas caixas de chocolates da nossa loja” ou: “Agradecemos que você esteve em contato com a abertura do trabalho que você solicitou.”
  • 3:

    Dê à pessoa um prazo de quando esperar uma resposta ou entrega. Mencione na próxima frase quanto tempo levará para a outra pessoa receber uma resposta sua, para que não sinta que você se esqueceu dela. Certifique -se de que o prazo que você fornece seja preciso e honesto, ou eles podem ficar chateados se não receberem resposta de você. [9] Por exemplo, você pode dizer: “Você pode esperar seu pacote em 3 dias úteis” ou, “Aguarde 1-2 dias úteis para respondermos”.

  • Por exemplo, você pode dizer: “Você pode esperar seu pacote em 3 dias úteis” ou, “Aguarde 1-2 dias úteis para respondermos”.
  • 4:

    Forneça sugestões se houver algum problema que você não possa resolver por e -mail. Se você não conseguir resolver o problema deles, tente recomendar outras opções que possam ser mais úteis. Mantenha um tom educado e compreensivo ao longo da mensagem para que ela não pareça negativa ou pareça insincera. Tente dar o maior número possível de detalhes para a pessoa para que eles possam dar os próximos passos para resolver seus problemas. [10] Por exemplo, você pode dizer: “Lamento saber que há um problema na transferência de dinheiro para sua conta corrente. Tente examinar nossas perguntas frequentes para ver se o seu problema foi resolvido. Caso contrário, pode ser necessário visitar seu banco e conversar com seu gerente de conta para confirmar suas transações. ”

  • Por exemplo, você pode dizer: “Lamento saber que há um problema na transferência de dinheiro para sua conta corrente. Tente examinar nossas perguntas frequentes para ver se o seu problema foi resolvido. Caso contrário, pode ser necessário visitar seu banco e conversar com seu gerente de conta para confirmar suas transações. ”
  • 5:

    Deixe as informações de contato na parte inferior do email. Termine seu e -mail com um fechamento formal, como “Melhor” ou “Obrigado novamente”, para que você termine a mensagem com uma boa nota. Certifique -se de incluir seu nome após o fechamento. Se você deseja dar às outras opções de pessoas para entrar em contato com você, também pode deixar um número de telefone, endereço de e -mail alternativo ou site após seu nome. [11] Por exemplo, você pode encerrar o e -mail: “Obrigado novamente, Frank” ou “Best, Annie”. Uma nota de agradecimento deve ter três ou quatro peças primárias. O primeiro é o querido Sr. ou a Sra. Comece agradecendo à pessoa por algo específico. Por exemplo, agradeça ao seu professor por trabalhar com você na Álgebra após a aula. [12] Em seguida, diga à pessoa como você usará ou se beneficiará do que ela fez por você. Por exemplo, você pode dizer que você se sairá muito melhor nos SATs por causa de sua ajuda. [13] Depois disso, escreva uma boa saudação, como desejar bem a você, com cumprimentos, cuide -se e assine seu nome. [14]

  • Por exemplo, você pode encerrar o e -mail “Obrigado novamente, Frank” ou “Best, Annie”.
  • Uma nota de agradecimento deve ter três ou quatro peças primárias. O primeiro é o querido Sr. ou a Sra. Comece agradecendo à pessoa por algo específico. Por exemplo, agradeça ao seu professor por trabalhar com você na álgebra após a aula. [12]
  • Então diga à pessoa como você usará ou se beneficiará do que ela fez por você. Por exemplo, você pode dizer que você se sairá muito melhor nos SATs por causa de sua ajuda. [13]
  • Depois disso, escreva uma boa saudação, como desejar bem a você, com lembranças calorosas, cuide -se e assine seu nome. [14]