Quando você está deixando uma posição, é provável que seu gerente ou supervisor solicite que você ajude no período de transferência para o seu sucessor. Ser organizado e proativo ajudará a garantir que sua empresa tenha uma transição suave e você sai com uma excelente reputação profissional.
Parte 1
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Discuta a transferência com seu gerente. Você deve começar com uma discussão detalhada com seu gerente para determinar exatamente como eles querem que você lide com a entrega. Dependendo do seu trabalho e de como seu gerente gosta de trabalhar, você pode ser solicitado a contribuir extensivamente para a entrega. Isso pode incluir a nova pessoa que o sombreia por alguns dias ou mais. Na maioria dos casos, você precisará pelo menos preparar um documento formal de entrega. Discuta isso com seu gerente e descubra o quanto você deve contribuir e qual deve ser o foco da sua entrega.
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Explique um esboço antecipado do seu documento de entrega. Depois de ter uma idéia clara das expectativas do seu gerente, você pode começar elaborando um documento de entrega. Isso ajudará você a se organizar e catalogar todas as várias tarefas e informações que você precisará transmitir durante o período de transferência. Este documento deve incluir: [1] Informações detalhadas sobre suas atividades, tarefas e prioridades diárias. Um esboço dos pontos -chave do papel. Um esboço claro do que é esperado do seu sucessor. Uma lista de arquivos essenciais que serão entregues. Isso pode incluir um contrato específico ou programa de trabalho.
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amarrar pontas soltas. Se você souber que deixará sua postagem em breve, pode ser útil fazer um pouco de trabalho extra para garantir que você amarre as pontas soltas. Você terá uma sensação de satisfação em conseguir isso e também ajudará seu sucessor a começar com uma lista limpa. Fazer isso também ajudará a garantir que você saia em excelentes termos e com uma boa reputação. Isso nem sempre será possível, mas se você tiver algo que está quase acima da linha, coloque um pouco de trabalho extra para fazê -lo. Uma nova pessoa que entra em um acordo quando está perto da linha pode lutar para fechá -la, porque não está familiarizada com todos os seus meandros. Deixe seu gerente e/ou colegas saberem quais entregas e marcos você terá concluído antes do seu último dia.
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Comunique -se com seus colegas. Antes de seu sucessor começar, tente reservar um tempo para conversar com seus colegas sobre a transferência e pergunte se há algo que seus colegas pensem que você deve destacar. Se houver um problema em desenvolvimento que você não tem consciência, esta é uma boa oportunidade para tocar a base e descobrir. [2] O desenvolvimento de problemas provavelmente não afetará seus dias finais, mas se você estiver ciente deles, poderá sinalizar -os para o seu sucessor. Esta também é uma chance de garantir que todos saibam que você está saindo e quando. Informe seus colegas sobre o período de transferência, para que possam levar em consideração. É provável que sua produtividade diminua durante a entrega, então é uma boa prática dar a seus colegas algum aviso prévio.
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Escreva um documento formal de entrega. A etapa final da sua preparação de entrega é concluir um documento formal de entrega. Você pode desenvolver o rascunho do documento, mas tente elaborar e incluir todas as informações importantes. Você precisará executar o documento com seu gerente e qualquer outra equipe -chave que isso afetará. Tente concluir e enviar ao seu sucessor pelo menos alguns dias antes de iniciarem. O conteúdo variará de trabalho para trabalho, mas pode incluir alguns dos seguintes: [3] Uma lista e cronograma de ações. Um briefing de questões em andamento. Um calendário dos próximos eventos e prazos. Senhas e informações de login. Uma lista de contatos úteis. Um guia para navegar por arquivos e pastas no sistema de computador.
Parte 2
Gerenciando o período de transferência
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Aguarde o máximo de tempo possível. Quando seu sucessor começa no escritório, você ainda pode estar por perto e ser solicitado a fazer uma entrega mais completa. A duração disso varia, mas em alguns casos você receberá alguns dias ou mais para ajudar a nova pessoa a entender o trabalho. Geralmente, quanto mais tempo você tiver disponível para uma entrega completa, mais informações você poderá transmitir. [4] Deve haver coisas que você esqueceu, e ter alguém sombreando você é uma boa maneira de expô-las à variedade de atividades diárias.
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Entregue os documentos -chave pessoalmente. Durante a entrega, é uma boa prática garantir que todas as principais peças de dados e documentação e entregues pessoalmente. Isso ajudará você a garantir que as coisas mais importantes sejam tratadas adequadamente e as prioridades sejam claramente definidas. Entregar documentos pessoalmente significa que informações complexas podem ser discutidas completamente antes de você sair. Esta oportunidade de explicar as informações importantes e para o seu sucessor fazer perguntas diretas é vital para uma boa entrega. Isso também lhe dará a oportunidade de fornecer nuances e contexto em uma discussão que poderia ter sido negligenciada de outra forma. [5]
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Faça um esforço para ajudar. Se você estiver no escritório com seu sucessor, deve sempre estar atento e proativo. Faça o esforço para identificar e ajudar a resolver quaisquer problemas ocorridos. Seu sucessor pode ser um pouco tímido ou intimidado nos primeiros dias e pode não querer incomodá -lo com perguntas. Certifique -se de deixar claro que você está lá para ajudar e recebe consultas. Ao fazer isso, você ajudará a promover uma situação em que a responsabilidade pela entrega é compartilhada entre você e seu sucessor. [6]
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Tenha uma reunião final de entrega. A última coisa a fazer antes de sair e concluir a entrega é fazer uma reunião completa de entrega com seu sucessor. Peça ao seu sucessor que traga as perguntas excelentes que eles tenham e as anotações que fizeram. Esta reunião é uma ótima oportunidade para a nova pessoa garantir que ela entenda seu papel e responsabilidades. [7] Quaisquer incertezas podem ser limpas na reunião. Dependendo de onde você trabalha, pode ser prudente convidar seu gerente ou supervisor para participar da reunião. Você certamente deve informar seu gerente de quando e onde está ocorrendo e perguntar se há algo que eles gostariam de acrescentar.
Parte 3
Pensando em desenvolvimento de longo prazo
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Destaque o suporte e o treinamento disponíveis. Tente pensar na entrega como uma oportunidade para você realmente contribuir para dar a alguém a melhor chance possível de ter sucesso. Você não está apenas tentando entregar tarefas e empregos, mas está tentando ajudar o desenvolvimento profissional do seu sucessor e a saúde a longo prazo do seu ex-empregador. [8] Faça isso apontando quaisquer oportunidades de treinamento relevantes que você conhece. Talvez quando você começou o trabalho, você recebeu um conjunto de treinamento para ajudá -lo a se adaptar e desenvolver. Certifique -se de mencionar isso ao seu sucessor e incentive -os a explorar as possibilidades.
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Não negligencie a cultura de trabalho. Se você estiver gastando tempo com a pessoa que preencherá sua posição, é importante não se concentrar apenas nos aspectos técnicos do trabalho. Cada local possui um ambiente e cultura de trabalho exclusivos que podem ser intimidadores ou confusos para um recém -chegado. Certifique -se de reservar um tempo para dar à nova pessoa a discussão sobre como o escritório funciona. Faça um esforço para levá -los pelo escritório e apresentá -los a todos. Certifique -se de definir claramente o papel do novo funcionário e dos funcionários existentes. Se a descrição do trabalho da nova chegada for um pouco diferente da sua, ou suas responsabilidades e prioridades estão focadas em outros lugares, verifique se a equipe existente reconhece isso.
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Forneça seus detalhes de contato. Se você realmente deseja ir além, pode fornecer ao novo funcionário seus detalhes de contato. Você pode dizer que eles podem entrar em contato com você se houver um problema importante ou precisar de um pouco de orientação. Nem todo mundo ficará feliz em fazer isso, e é provável que dependa do seu relacionamento com seu ex -empregador. [9] Muitas vezes, um problema pode ser resolvido com um e -mail simples. Oferecer para ajudar depois de sair terá uma boa impressão e ajudará a aumentar sua reputação.